¿Qué es Kanban?
Kanban es un sistema de gestión visual que se utiliza para gestionar el flujo de trabajo, identificar cuellos de botella y mejorar la productividad en los equipos. El principio básico detrás de Kanban es visualizar el trabajo a través de tarjetas o «tableros», lo que permite a los equipos seguir el progreso de cada tarea en tiempo real.
El método Kanban utiliza tres componentes esenciales:
- Tablero Kanban: Es la herramienta donde se visualiza el flujo de trabajo. Tradicionalmente, este tablero se divide en columnas que representan diferentes etapas del proceso, como «Por hacer», «En progreso» y «Hecho». Las tareas o «tarjetas» se mueven a través de estas columnas según su estado.
- Tarjetas Kanban: Representan las tareas o las oportunidades. Cada tarjeta contiene información relevante sobre la tarea, como el título, los detalles y los responsables. Las tarjetas se mueven a lo largo del tablero para reflejar el progreso.
- Límites de trabajo en progreso (WIP): Para evitar sobrecargar a los equipos, Kanban establece límites en el número de tareas que pueden estar en una columna determinada al mismo tiempo. Esto ayuda a garantizar que los equipos se concentren en lo que realmente importa, evitando distracciones y mejorando la eficiencia.
¿Para qué se usa Kanban?
El Método Kanban se utiliza principalmente para gestionar proyectos de forma más fluida, pero tiene aplicaciones mucho más amplias. Es ideal para:
- Gestión de proyectos ágiles: Kanban permite a los equipos gestionar tareas de manera flexible, adaptándose rápidamente a cambios.
- Mejorar la eficiencia del flujo de trabajo: Visualizar los procesos permite identificar fácilmente cuellos de botella, lo que facilita la optimización de cada etapa.
- Priorización de tareas: Gracias a la visualización clara de tareas, los equipos pueden centrarse en lo que más importa en cada momento.
En resumen, Kanban se basa en la simplicidad, la transparencia y la mejora continua. Su objetivo es hacer más visibles los procesos, lo que permite identificar de inmediato áreas de mejora.
Kanban en la gestión de oportunidades y procesos
Una de las principales aplicaciones del Método Kanban en el mundo de los negocios es su uso para gestionar oportunidades comerciales y procesos. Por ejemplo, en el ámbito de la venta, las oportunidades pueden visualizarse a través de un tablero Kanban, donde cada etapa del proceso de ventas esté representada como una columna. De esta manera, puedes ver de un vistazo cuántas oportunidades están en cada fase (prospectos, negociación, cierre, etc.) y gestionar el flujo de trabajo de manera más eficiente.
De hecho, muchos CRMs modernos, como beyond sales, integran el Método Kanban para ayudar a las empresas a gestionar sus oportunidades de ventas y los procesos asociados. A través de tableros visuales y personalizables, puedes mover las oportunidades a través de las diferentes etapas de ventas, asegurando que ninguna oportunidad se quede estancada en un punto del proceso.
Beneficios de implementar Kanban en tu CRM
- Visibilidad Total: Tener un tablero visual ayuda a ver el estado de todas las oportunidades en tiempo real. Esto mejora la toma de decisiones, ya que puedes identificar rápidamente las áreas que necesitan atención.
- Mejora del Control: Con Kanban, puedes gestionar el flujo de trabajo y asegurarte de que las tareas y oportunidades no se acumulen en ninguna fase del proceso. Esto ayuda a mantener la calidad del trabajo y la eficiencia.
- Aumento de la Productividad: Al limitar el trabajo en progreso (WIP) y enfocar los esfuerzos en las tareas más prioritarias, Kanban ayuda a reducir la sobrecarga de trabajo y a mejorar el enfoque en los objetivos principales.
- Colaboración y Comunicación: Un tablero Kanban compartido fomenta la colaboración entre equipos, ya que todos los miembros pueden ver las oportunidades, el progreso y las tareas en curso. Esto facilita la comunicación y coordina mejor las acciones de todos los involucrados.
